Tek odalı küçük ofislerden konferans salonuna kadar çalışma şeklimiz hızla değişiyor. Gittikçe daha fazla şirket, çalışanların işe gidip gelmeleri azaltmak ve daha fazla iş-yaşam dengesi oluşturmak için yarı zamanlı olarak uzaktan çalışmalarına izin veriyor.
Günümüzde müşteri ilişkileri iş hayatımızın önceliklerinde birinci sıraya geldi böylece firmalar müşteri ilişkilerine odaklanıp ekipler halinde birlikte çalışma şartlarını bir araya getiriyorlar. Doğru toplantı odası teknolojisi, tüm bu taraflar arasında kusursuz bağlantı sağlar. Yalnızca ses seviyesinden daha derin bir düzeyde ilişki kurmayı sağlamakla kalmaz, aynı zamanda seyahat masraflarını azaltarak maliyet düşürücü bir araç görevi yerine getirir.
İşbirlikçi çabalarınızdan en iyi şekilde yararlanmak ve verimliliğinizi en üst düzeye çıkarmak için başarı için kritik birkaç önemli konferans salonu görsel-işitsel teknolojisi ekipmanı bulunmakta.
İş yerinizdeki toplantı odanızı güncel hale getirmek için ihtiyacınız olan sekiz ana bileşen:
1. Ekran
Toplantı odasına girildiğinde insanların ilk fark ettiği ekipmanın ekran olduğunu görüyoruz. Toplantı salonunda video konferans teknolojisinin görsel kısmıdır ve ana işbirliği araçlarınızdan biridir. Ekran, iş arkadaşlarınızı başka yerlerde görmenize, sunumları görüntülemenize ve dizüstü bilgisayarlardan, tabletlerden ve akıllı telefonlardan ekran paylaşımına izin verir.
Yıllardır projeksiyonların hakimiyetinde bulunan toplantı odaları son on yıl içinde önce plasma ekranlar sonta led ekranlara dönüşmeye başladı. Bu süreçte genelde firmalar endüstriyel ekranlar yerinde teknolojik marketlerden aldıkları ekranları kullandılar ama artık günümüzde akıllı tahta özelliklerine sahip, dokunmatik, kablosuz sunum paylaşım özellikli ve daha büyük ekran paneline sahip Samsung , LG, Viewsonic marka kurumsal ekran modelleri tercih edilmeye başlandı. Hatta geniş alanlarda bu ekranların daha üst modelleri oluşan videowall teknolojisi bir çok alanda karşımıza çıkmakta. Bu ekranlarda artık 4K UHD çözünürlük neredeyse standart hale geldi. Bant genişliğinin artması ve içerik görüntü kalitesininde seviyelerininde 4K çözünürlüğü desteklemesi ile olağanüstü görüntü kaliteleri hayatımızın içine girdi.
Tek ekran tercihi birçok küçük toplantı odası için mükemmel bir seçimdir. Dual Display yani iki ekran tercih eden firmalar özellikle video konferans yapan şirketler için popüler bir seçenektir. Bu ikili, hatta üç ekran tercihi, sunum paylaşımının ve video konferansın çok daha verimli yapılmasını sağlar.
Tek ekranlı bir video konferans görüşmelerinde, ekran “layout” resim yerleşim seçeneklerinde en çok tercih edilen sunum paylaşımının büyük halde görüldüğü görüntüdür. Toplantı odasının büyüklüğüne göre 65” boyutundan küçük ekranlarda excel tarzındaki çalışmalarda ekrana mesafeniz arttıkça ve toplantı süresi uzadıkça görmeniz olumsuz etkilenecektir. Ayrıca bu senaryo da karşı tarafı neredeyse hiç görmeyecek kadar küçük bir kare ekran üzerinden görmeye çalışırsınız. Açıkcası bu tip bir konferans odasında, yüksek verimlilikte ve uzun süreli video konferans toplantıları yapmak sizi zorlayacaktır.
Günümüzde ekran maliyetlerinin azaldığınıda ayrıca belirterek bizimde her zaman Vodanet önerdiğimiz çift ekran tercihi, resim görünümünde resme bir çözüm sunar. Toplantı katılımcıları hem sunulan içeriği hem de diğer video katılımcılarını her birini tam ekran boyutunda görebilir. Sunum paylaşımı ve karşı taraf arasında seçim yapmak yerine, her ikisini de net bir şekilde görebilirsiniz. Bunun, sunum sırasında ekibin yüz ifadeleri gibi nüansları görmesini sağlayarak birlikte çalışma ruhuna destek verdiğini gözlemledik.
2. Ses veya Görüntülü Konferans
Konferans odası teknolojisindeki bir sonraki seçenek, sesli konferansa, video konferansa veya her ikisine de ihtiyacınız olup olmadığıdır.
Video konferans , toplantı odasında merkezi bir aşamaya geldi. Rainbow, Zoom , Teams, Poly (Polycom), StarLeaf ve LifeSize, gibi çözümlerin hepsi çeşitli konferans odası çözümleri sunar. Çoğu platform, kolay toplantı zamanlaması için Outlook ve Google entegrasyonlarını sunmaktadır. Kolay katılım ve düşük yatırım maliyeti bu tip bulut video konferans uygulamalarını tercih sebebi yapıyor.
Video görüşmeleri daha yaygın hale geldikçe firmalar müşteriler,tedarikçileri ve sahada mobil çalışanlarla video konferans toplantılar daha sık görüşüyor. Böylece firma içindeki karar alma süreçleri gemişe göre çok daha hızlı hale geliyor. Firma dışından toplantılara dahil olan katılımcılar birbirlerinden farklı video konferans platformları kullanıyorlar ve günümüzde artık bu çokda sorun olmakta çıkmış durumda; çünkü popüler bulut video kofnerans uygulamaları farklı platformları bir araya getirebiliyor. Zoom ile çalışan bir şirketin Polycom’u kullanan bir tedarikçisi ve LifeSize ürünlerini tercih etmiş bir müşterisini davet etmesi gerekebilir. 2019 yılında artık çoğu video konferans platdormu farklı sistemlerle entegre olabilir hale geldiğinden bu artık çokda sorun olmuyor.
Dünya üzerinde ve ülkemizde firmalar web konferans platformunu tercih ederken en popüler ürünü seçmek gibi bir eğilimde oluyorlar. Fakat tam da bu aşamada Vodanet olarak sistem mühendislerimizin yıllara dayanan video konferans teknolojisi deneyimi size en doğru platformu seçmenizi sağlıyor. Doğru bulut video konferans sistemini seçerken firmanızın ihtiyaçlarının önemli olduğu gibi video konferans yapılacak olan coğrafik dağılım ve optimum donanım seçimi ile video konferans toplantılarında verimliliği en üst seviyeye taşıyor. Birçok şirket toplantı odalarında Rainbow, Zoom ve Skype Kurumsal / Teams gibi teknolojiler üzerinde standartlaşıyor. Crestron, Yealink ve Polycom, konferans platformunda donanım sunan üreticilerin ekipmanları arasından doğru seçimi yapmanıza destek oluyoruz.
Ses yani telekonferans, toplantı odası iletişiminin artık geriden gelen teknolojisi oldu. Yıllarca toplantı masalarında tercih edilen konferans telefonlarının giderek daha az kullanıldığını görüyoruz. Bazı şirketler gerek yüksek yatırım maliyeti gerekse altyapı yetersizliklerinden dolayı halen sesli konferans seçeneğini tercih ediyor.
Vodanet tarafından sağlanan kurumsal “Meet-Me” telekonferans hizmeti şifre korumasıyla güvenli, tamamıyla IP teknolojisi ile çalışan HD ses kalitesi ile yeni nesil sesli konferans görüşmeler tercihiniz olabilir.
3. Mikrofonlar ve Hoparlörler
Mikrofonlar ve hoparlörler toplantı odanızdaki görüntülü yada video konferans toplantılarına önemli bir katkı sağlar. Söz konusu ekipmanlar tavanda, masa üstünde veya ekranın altında montajı yapılabilir.
Özelikle video konferans sistemi kurulması planlanan toplantı odalarında toplantı masasının 20 kişi ve üzeri olduğu durumlarda tavan mikrofonlarını tercih ettiğimiz kurulumlarımızda ortamda kullanılan mimari malzemelere göre marka ve model tercih ediyoruz.
Ses yalıtımı
Vodanet olarak 1.000’e yakın toplantı odası kurulumu sırasında ekibimiz yaşadığı deneyimlerde ses akustik panellerinin ne kadar önemli olduğunu gördük.
Şirketlerin önem seviyesi yüksek toplantılarını, alacağı kararları hassas gizlilik çerçevesinde yapabilmeleri için özel ses yalıtımlı toplantı odaları hazırlıyoruz. Toplantı odalarında alınan karar veya yapılan anlaşmaların o şirketin geleceği adına ne denli önemli olduğunu göz ardı etmeden üst düzey yalıtım malzemeleri ve profesyonel uygulama ile toplantı salonunuzu dış dünyadan izole ediyoruz.
Ses yalıtımı için duvar ve tavanlara uygulayabileceğiniz gibi zeminlerde kullanabileceğiniz ses izolasyonu sağlayan darbe emici seslerin yalıtımda kullanılan kauçuk levha ve kauçuk tabanlı akustik halılarda mevcuttur. Gürültü, yankı gibi sorunları engellemek için akustik kumaş kaplı panelleride kullanabilirsiniz. Kumaş kaplı panellerin renk ve model seçenekleri mevcut olup mekanınıza dekoratif bir görünüm katabilir.
Toplantı odanızda ses izolasyonu yada akustik ses yalıtımıgibi ihtyiaçlarınız olduğunu düşüyorsanız teknik ekibimiz sizi ziyaret edebilir.
4. Video Konferans Kamerası
Toplantı odanızı video konferans salonuna çevirmek için kamera ekipmanın sisteme dahil edilmiş olması gerekir. Bulut video konferans platformları yaygınlaştıkça hantal sadece birbirlerini arayabilen pahalı video konferans sistemlerinin yerini daha mobil, kolay kurulabilen ve düşük satınalma maliyetli ürünler ön plana çıkmaya başladı.
Geçtiğimiz yıllar içinde Logitech ürünleri ile bir çok proje gerçekleştirdik bu yılın ortalarında resmi lansmanı üretici firma Jabra tarafından yapılan PanaCast video konferans küçük ve orta ölçekli odalar için en çok tercih ettiğimiz video konferans kamerası olmaya başladı.
180 derecelik görüş açısı, otomatik yakınlaştırma teknolojisi, 3 farklı 4K kameranın hatasız bir araya gelerek panaromik mükemmel bir görüntüyü kullanıcılarına sunması tercihimizde çok etkili oldu. PanaCast panaromik video konferans kamerasını Speak serisi mikrofon-hoparlör ürünleri ile de desteklediğimizde kullanım alanları çok daha fazla arttı.
Daha büyük toplantı odalarında Pan-tilt-zoom özeliğine sahip kameraları halen tercih ediyoruz. Çeşitli üreticiler bu tip kameralar üretmekte. Video konferans platformunuz gereken kamerayı belirleyebilir veya biz Vodanet olarak video konferans kamera tercihinizde yardımcı olabiliriz.
5. Kontrol Paneli
Kullanımı kolay, iyi düşünülmüş bir kontrol paneli toplantı odanızdaki video konferans toplantılarındaki teknik başarınız için önemlidir, çünkü kontrol paneli tüm konferans salonu görsel-işitsel sistemi için merkezi kontrol ünitesi görevini üstlenir.
Kontrol panelindeki kullanıcı arayüzü çok önemlidir. Çalışanların konferans odasına girmesi ve görüntülü aramalara bağlanması veya sunum başlatması kolay olmalıdır. Sistemler, tek bir dokunuşla ekran paylaşım sunumundan video konferansa geçiş yapmanızı sağlamalıdır.
Crestron ve Extron gibi şirketler sistem kontrolü için donanım geliştiriyorlar. Her ikisi de doğru programlama ile mükemmel konferans salonu çözümleri sunar. Kontrol sistemi tüm konferans salonu ekipmanlarınızla çalışmak üzere programlanmalıdır. Her toplantıda bilgi işlem departmanından bir yetkilinin oluşabilecek aksaklıklar için hazır bulunmasını kontrol paneli ile ortadan kaldırabilirsiniz.
6. Bağlantı
Toplantı odanızda bir çok cihaz ve daha çok kablo zaman içinde sorunlar ve kablo karmaşası içinde kaybolabilirsiniz. Bunu ortadan kaldırmak için kurulumlarımızda bazı ekipmanların kablosuz kablolu bağlantıdan vazgeçemediğimiz ekipmanlar için kablolu bağlantı ile dizayn edilmiş hibrit bir alt yapı her zaman tercihimiz olmuştur.
Video konferans kurgusunda kamera bağlantısı kablolu bağlantı vazgeçilmez bir mecburiyettir. Zaman içinde müşterilerimizden gelen kablosuz USB video konferans kamerası kullanmak mümkünmü şeklindeki sorulara ne yazık ki cevabımız hep olumsuz oldu. Ağ bağlantısında güvendiğimiz bir wi-fi ağına sahip olmadığımız müşteri alt yapılarında kablosuz ağ bağlantısını asla tercih etmiyoruz. Vodanet olarak 802.11ax yani wi-fi 6 cihazların artması ile kablosuz ağ kurulumlarını 2020 yılı 2. yarısından sonra daha fazla tercih edeceğimizi tahmin ediyoruz.
Masaüstündeki mikrofonu kablosuz yapma konusunda, kamera ve ağ bağlantısı kadar kablolu bağlantıya mecbur hissettirmeyecek kadar kaliteli ürünler ile çalışıyoruz fakat tavan mikrofonu gibi ekipmanlar devreye girdiğinde yine kablolu bağlantı şart gibi gözüküyor.
Ekrandan toplantı masasına çekilen HDMI kablosuna Airtame 2 ve Barco ClickShare gibi kablosuz sunum paylaşımı yapan cihazlar sayesinde gerek kalmıyor. Her iki üründe sonderece kaliteli ve kurumsal segmente tüm ihtiyaçlara hatta fazlasına cevap veriyor. Artık neredeyse sunum paylaşımı toplantı masasına HDMI kablo çekmeyi unuttuk diyebilirim.
Toplantı masasında bulunan kontrol paneli için PoE özellikli ağ kablosu çekmek genelde bizim için yeterli oluyor ama toplantı masasında her kullanıcıya mikrofon ve LED ekran gibi ilave taleplerde devreye yine ekibimizin profesyonel teknik desteği giriyor. Projelendirme için sizi Vodanet olarak ziyaret etmeye her zaman hazırız.
7. İnteraktif Akıllı Tahta
Toplantı odalarında konumlandırılan ekranlarda sadece video konferans toplantılar yapılmıyor; sunum paylaşımı yada birlikte bir proje üzerinde çalışırken beyaz tahta uygulamasına ihtiyaç duyulmaktadır. Samsung, Viewsonic gibi akıllı tahtalarda ekrana çeşitli renklerle yazmanıza, web sayfalarına veya belgelere ek açıklama ilave etmenize olanak tanır. Yapılan bu çalışmaların toplantıya katılanlara ekran görüntülerinin mail atılması gibi ek faydalar işlerinizi kolaylaştırır.
Herhangi bir şirket ve devlet dairesinin toplantı odasındaki verimliliği arttırmak için tasarlanan akıllı tahtalar ayrı bir bilgisayar gerektirmeyen güçlü bir paketle verimliliği artırır. Bilgisayarsız dokunmatik etkileşim, tek kaynaklı dosya yönetimi, multimedya içerik paylaşım araçları ve video konferans sistemleriyle kesintisiz bağlantı sayesinde fiziksel ve sanal sunum odaklı toplantılar arasında kesintisiz iletişim sağlar. Ayrıca, kullanıcılar dizüstü bilgisayarlar ve tabletler de dahil olmak üzere kişisel cihazlarını Airtame 2 yada Barco ClickShare aracılığıyla toplantı odalarındaki ekranlarına bağlayabilirler. Kullanımı kolay bir arayüz sunan kablosuz sunum cihazları kullanıcıların optimize edilmiş iş verimliliği için gerçek zamanlı iletişim deneyimi yaşamalarını sağlar.
Bu özelliklerin çok fonksiyonlu bir platforma entegrasyonu ile toplantı odanızdaki ekranlar için entegre edilmiş kablosuz sunum paylaşım özelliği daha hızlı karar verme ve problem çözme, geliştirilmiş bir iş süreci ve düşük maliyetler sayesinde iş verimliliğini ve işletme performansını artırır.
8. Toplantı Odası Planlama
Toplantı odalarının sayısının artması ve firmanızın çalışan sayısının artması toplantı odalarınızdan optimum faydayı almayı zorlaştırır. Özellikle yükselen metrekare fiyatları ile de bazen kurumlar toplantı odalarını doğru planlamayı hedefler ve atıl kullanılmayan ofis alanlarını ortadan kaldırmak isterler.Toplantı odasının hemen dışında, verimliliği artırmak ve değerli analizler elde etmek için kullanılan rezervasyon ekranları işlerinizin aksamasını engeller. Toplantı odası yönetim sistemleri Vodanet tarafından geliştirilen güvenli bir donanım ve yazılım sistemidir. Örneğin, Crestron’un oda zamanlayıcıları, odanın uygunluğuna bağlı olarak hem odanın dışında oturan bir dokunmatik panel ekranın yanı sıra hem de kırmızı veya yeşil yanan bir LED’e sahiptir. Oda rezervasyonu yapıldığında oda rezervasyonu otomatik olarak kırmızı olur ve uygun olduğunda yeşil renkte kalır. Bu, yoldan geçenlerin doğaçlama bir toplantı için hangi alanların açık olduğunu hızla görmelerini sağlar. Dokunmatik panel ekranlarında günün programı, toplantı başlığı ve davet edilen katılımcılar gösteriliyor.
Çalışanlar, bir meslektaşı davet ettikleri gibi davet ederek odayı Outlook veya Google Takvim’den kolayca programlayabilirler. Açık mimari, teem, Robin ve appspace gibi uygulamaları çalıştırmanızı sağlar. Ek olarak, oda analizleri, her odanın ayrıldığı saatler, günün belirli saatlerinde toplantı sıklığı ve toplantıların ortalama uzunluğu gibi temel kullanım verilerini paylaşır. Toplantı odası yönetim sistemleri konusunda ihtyiaçlarınız olduğunuzu düşünüyorsanız Vodanet – 0216 340 76 40 bizi arayabilirsiniz.
Leave a Reply