2020 Covid-19 yada farklı nedenlerle ekiplerin bir arada çalışmasına ihtiyaç duyduğu için şirketiniz Microsoft Teams’i uygulamaya karar verdi ve oldukça kolay bu uygulamada bazı noktalar proje başarınızı doğrudan etkilemekte olduğunu unutmayın. Uygulama sürecinde yapmanız gereken en önemli konulardan biri Microsoft Teams yönetimidir. Teams kurulumunuzun arkasındaki başarıyı insanları, süreçleri ve yapıyı tanımlamayarak elde edebilirsiniz.
Etkili bir Microsoft Teams yönetim planı, verimli çalışan bir işbirliği merkezi ile üretkenliğinizi öldüren kötü organize edilmiş bir dijital boş alan arasındaki farkı oluşturabilirsiniz. Şirketinizin Microsoft Teams’i benimsemesi ve en iyi şekilde kullanmasını sağlamak için herşey sizin elinizde.
- 1. Kullanıcı odaklı terminal seçimi
- 2. İdari hakları tanımlayın
- 3. Ekipler ve kanallar için bir adlandırma düzeni oluşturun
- 4. Kimlerin harici erişim sağlayabileceğine karar verin
- 5. Üçüncü taraf uygulama kullanılabilirliğini yönetme
- 6. İçeriği arşivlemek için politikalar oluşturun
- 7. Microsoft Teams yönetişim süreçlerini otomatikleştirme
1. Kullanıcı odaklı terminal seçimi
Şirketinizdeki tüm Microsoft Teams kullanıcı profilini doğru oluşturduğunuz takdirde Vodanet ile birlikte Microsoft Teams kullanıcılarına kulaklık, masa telefonu ve video konferans cihazlarını test ederek firmanızın kaynaklarını optimum seviyede kullanarak bütçenizi akıllıca yönetebilirsiniz. Ayrıca doğru ekipman seçimi kullanıcı kullanım oranını maksimum seviyeye taşımanıza olanak tanır.
2. İdari hakları tanımlayın
Microsoft Teams içinde üç ana yönetici hakkı düzeyi vardır :
- Yönetici : Takımları değiştirebilir ve diğer kullanıcılar için rolleri tanımlayabilir
- Sahip : Bir ekip oluşturabilir, düzenleyebilir veya silebilir, üye ekleyebilir ve izinlerini değiştirebilir
- Üye : Ekiplere katılabilir, kanallar oluşturabilir ve başka üyeler ekleme isteğinde bulunabilir
Microsoft Teams yönetim planı tanımlarken, kime yönetici ve sahip ayrıcalıkları verileceğine karar vermeniz gerekir. Ayrıca, kimin yeni ekip oluşturmasına izin verileceğini de belirlemelisiniz. Bu yeteneğe ne kadar çok kullanıcı verilirse, şirket genelindeki Ekipler organizasyonunu yönetmede o kadar zorluk yaşayabilirsiniz. Ancak, yeterli sayıda kullanıcıya takım oluşturma yeteneği verilmemesi kullanımı kısıtlayabilir ve platformun ortak yönünden uzaklaşabilir.
Kimlerin yeni takım oluşturabileceğine karar vermenin bir parçası da yeni bir takımın ne zaman ve neden oluşturulacağını tanımlamaktır. Çok az sayıda ekip ve kanal yakında çok sayıda tartışma ile aşırı kalabalıklaşacak; çok fazla ekip ve kullanıcı ihtiyaç duydukları takımı bulamaz. Kullanıcıların yeni bir ekibin ne zaman oluşturulması gerektiğini ve yeni bir kanal eklemenin daha uygun olduğunu anlamalarına yardımcı olan bir dil oluşturun.
3. Ekipler ve kanallar için bir adlandırma düzeni oluşturun
Microsoft Teams’de organizasyonu sürdürmenin en iyi yolu, bir adlandırma düzeni oluşturmak ve takip etmektir. Bu, ekiplerin daha kolay bulunmasını ve sıralanmasını kolaylaştırmak için ekiplerin adlandırılma şeklini standartlaştıran şirket çapında bir politikadır. Genellikle bölge veya ülke, konum, departman veya işlev gibi bir dizi gösterge içerir. Kısaltmaları uygun olduğunda kullanmak ekip adlarını kısaltmaya ve işlerin daha temiz görünmesine yardımcı olabilir.
Profesyonel ipucu: Standart kısaltmaların listesi de dahil olmak üzere şirketinizin adlandırma şemasını ana hatlarıyla belirten bir belge oluşturun ve bunu yeni ekipler oluşturabilecek tüm kullanıcılara dağıtın.
4. Kimlerin harici erişim sağlayabileceğine karar verin
Microsoft Teams’in bir özelliği, harici kullanıcıları kanallara ve içeriğe erişmeye davet edebilmesidir . Bu, bilgi paylaşmak ve iş ortakları ve müşterilerle işbirliği yapmak için harika bir yoldur, ancak bariz güvenlik riskleri oluşturur. Teams’de kontrolünü korumak istediğiniz hassas şirket bilgileri olabilir.
Microsoft Teams yönetim planı ile ilgili en iyi uygulamaların bir kısmı konuk davetlerine ilk etapta izin verilip verilmeyeceğine ve daha sonra şirket misafirlerine erişim izni verildikten sonra harici misafirlerin kaç izne sahip olacağına karar vermektir. Misafir erişimi sınırlamalarını ayarlama hakkında ayrıntılı talimatlar için Microsoft Teams konuk erişimi kontrol listesini gözden geçirin .
5. Üçüncü taraf uygulama kullanılabilirliğini yönetme
Microsoft Teams, uygulama içinde yerel entegrasyon için daha fazla üçüncü taraf uygulaması sunmaya devam ederek çalışanlarınızın iş akışlarını düzene sokuyor ve işbirliği olanaklarını genişletiyor. Ancak yöneticiler, kullanıcıların ekibine ekleyebilmeleri için kuruluşunuzun kataloğunda hangi uygulamaların kullanılabileceğini belirleme yeteneğine sahiptir.
Misafir kullanıcılar gibi, verilerinize üçüncü taraf uygulama erişimini yönetmek kurumsal güvenliği etkiler ve Microsoft Teams yönetişim planınızın önemli bir parçasıdır. Yalnızca çalışan iş akışları için gerekli olan uygulamaları dahil etmeli ve hangi uygulamalara hangi bilgilere erişildiğini anladığınızdan emin olmalısınız. Tabii ki, kullanıcılara, eksik olan bir içerik olduğunu düşünüyorlarsa, kataloğa yeni uygulamalar eklenmesini talep etmek için bir kanal vermek önemlidir.
6. İçeriği arşivlemek için politikalar oluşturun
Microsoft Teams içinde, artık kullanılmayan veya alakalı olmayan ekipleri arşivleme olanağına sahipsiniz . Bir ekip arşivlendikten sonra, bilgi ve belgeler yine de salt okunur olarak sunulur, böylece kullanıcılar tümüyle erişimi kaybetmez. Arşivlenmiş bir ekibi, tekrar alakalı hale gelirse istediğiniz zaman geri yüklemeyi de seçebilirsiniz.
Microsoft Teams yönetimini kurarken, bir ekibin arşivlenmesi için hangi kriterlere uyması gerektiğine karar verin. Örneğin, ekipleri belirli sayıda gün boyunca etkin olmadıktan veya ilişkili proje tamamlandıktan sonra arşivlemeye karar verebilirsiniz. Ardından, arşivleme ekiplerinin zirvesinde kalmaktan kimin sorumlu olacağına karar verin. Bu, aktif takım sayısının yönetilebilir bir seviyede kalmasına yardımcı olacaktır.
7. Microsoft Teams yönetim süreçlerini otomatikleştirme
Kuruluş çapında bir Microsoft Teams hesabını yönetmek büyük bir girişimdir. Güçlü bir MS Teams yönetim planıyla bile, kullanıcıların ve içeriğin hacminin beklenenden daha hızlı büyüdüğünü görebilirsiniz.
Leave a Reply